PEPPER CONGRESS CHECKLIST

TERMIN

Die Verfügbarkeit von PEPPER rechtzeitig im Vorfeld über Cco.smbx.de-pepper.de@takeda.com anfragen. Gern kann die Verfügbarkeit vorab in PEPPER´s Kalender (Cco.smbx.de-pepper.de) geprüft werden.

Das Digitalteam wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen und PEPPER für den gewünschten Zeitraum eintakten.

Bei Ihrer Anfrage sind folgenden Informationen wichtig: 

• Kongressname 
• Zeitraum inkl. An- und Rücktransport 
• Veranstaltungsort 
• Ansprechpartner in der BU 
• Betreuender Mitarbeiter auf dem Kongress (falls abweichend von Ansprechpartner) 
• Hat der Mitarbeiter am PEPPER Training teilgenommen 
• Hinweis, ob neuer Content auf Pepper bereitgestellt werden muss 
• In Kopie: Kollegin aus dem VM-Bereich

CONTENT

Die Content-Erstellung inkl. ZINC-Freigabe erfolgt über die Business Units (BU). Die Kosten für die Erstellung der Inhalte werden ebenfalls von der entsprechenden BU getragen. Ein ausführliches Briefing zur Content-Erstellung wird separat im Dokument PEPPER_Briefing_Content_Elemente zur Weitergabe an Agenturen bereitgestellt.

Individuelle Software-Entwicklung benötigt ca. 1 Monat Vorlaufzeit und bei Digital anzufragen. Digital übernimmt eine entsprechende Spezifikation und holt ein entsprechendes Angebot zur Programmierung ein. Die Kosten für die Programmierung sind von der BU zu finanzieren.

Die finalen PEPPER-Inhalte (inkl. ZINC-Freigabe) müssen bis spätestens 7 Werktage vor der „Kongressanreise“ von PEPPER der Digital-Abteilung zu Verfügung gestellt werden.

Das Einpflegen der Inhalte wird direkt von den Digital-Kollegen/innen durchgeführt und verursacht keine zusätzlichen Kosten.

TRANSPORT

Der Transport ist durch die BUs und in Abstimmung mit VM zu organisieren und wird über das Kongressbudget abgerechnet.
Die Spedition ist frei wählbar.

Zu empfehlen sind:

• Inland: GO! (https://www.general-overnight.com/) 
• Ausland: Qualitairsea (www.qualitairsea.com)

Wir raten von der Beauftragung der Spedition Twister Kurier ab.

Folgende Vorlage kann bei einer E-Mail Anfrage für einen Kurier genutzt werden:

• Abholung: DATUM, UHRZEIT
• Zielort: ANSCHRIFT (ggf. Kongresshalle, Standnummer)
• Ansprechpartner vor Ort: NAME und TELEFONNUMMER
• Abholung: DATUM, UHRZEIT, ANSCHRIFT
• Zielort: Takeda Pharma Vertrieb GmbH, Jägerstr. 27, 10117 Berlin
• Kundennummer: Falls vorhanden 
• Transportverpackung: Hardcase-Trolley
• Abmessung Hardcase: B=600mm, T=600mm, H=1400mm
• Gewicht: 50 Kg
• Versicherung: Für den Roboter besteht eine Intercompany Versicherung

Bitte bei der Organisation des Transportes auf die Dienstzeiten unserer Kolleginnen am Empfang achten (besonders wichtig, bei Transport am Wochenende).

Der Roboter ist stets persönlich zu übergeben.

KONGRESS-BETREUUNG

Die Betreuung von PEPPER, insbesondere das Aus- und Verpacken, ist durch eine im Vorfeld geschulte Person aus der Business Unit sicherzustellen. 
Der zuständige Mitarbeiter unterschreibt im Vorfeld ein Übergabeprotokoll, dass der Roboter in einwandfreiem Zustand und ohne Schäden übernommen und nach dem Kongress genauso zurückgegeben wurde. Falls PEPPER nach der Rückgabe Mängel oder Schäden aufweist, sind die Kosten für eine Reparatur von der entsprechenden BU zu tragen. Für den Zeitraum auf dem Kongress besteht keine gesonderte Versicherung für Pepper, diese gilt ausschließlich für den Transportweg. 

Folgende Rahmenbedingungen sind während des Einsatzes zu beachten:

• Genügend Platz für PEPPER auf dem Messestand (2x2 Meter) 
• Ausreichend Platz für die Einlagerung der Transportverpackung 
• Ausreichend Platz für PEPPER in der Standkabine 
• Nachtstrom in der Standkabine 
• Buchung eines Nachtwächters 
• Ein geschütztes W-LAN Netzwerk (bspw. „https“ WLAN)
• Kongress-Teilnahme eines Takeda Mitarbeiters mit absolviertem PEPPER Training 

Nach Rücksprache mit Compliance ist die Teilnahme von PEPPER auf Kongressen nicht bedenklich, solange der Roboter ausschließlich am Takeda-Stand eingesetzt wird und über medizinisch-wissenschaftliche Inhalte, neben den Entertainment Programmen, verfügt.